Banyak hal tentang Administrasi yang perlu diketahui oleh seorang Pembina. Diantaranya tentang SistemRegristrasi ulang untuk Gudep. Pengertian umum Sistem Registrasi Gudep (Gudep) merupakan kelengkapan mutlak suatu organisasi kepramukaan. Selain sebagai kelengkapan administratif, sistem ini merupakan sarana penyediaan data dan informasi yang sangat diperlukan guna mendukung pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan.

Registrasi Gugusdepan
Setiap Gudep Gerakan Pramuka harus diregistrasi di Kwartir Cabang (Kwarcab) dan hanya akan diakui sebagai satuan Gerakan Pramuka apabila registrasi ini telah dilaksanakan.
Registrasi Gudep dilakukan setiap tahun dan sekaligus merupakan pelaporan data Gudep pada keadaan 1 Oktober tahun itu.

Tanda Registrasi
Kepada setiap Gudep yang telah menyerahkan Formulir Registrasi, diberikan Tanda Registrasi. Tanda Registrasi Gudep ditandatangani oleh Ka Kwarcab atas nama Ka Kwarnas dan berlaku dari tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember tahun diterbitkan.
Kepada setiap Gudep Gerakan Pramuka diberikan paigam tanda keabsahan sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka, yang diterbitkan oleh Kwarnas.
Piagam ini berlaku untuk 3 (tiga) tahun dan akan diperbaharui secara otomatis selama Gudep itu masih terdaftar.
Kwarcab adalah Satuan Administrasi Pangkal bagi Gudep dalam wilayahnya. Yakni menangani semua masalah administratif mengenai Registrasi Gudep.
Untuk Gudep Gerakan Pramuka yang berpangkalan di luar negeri, yang bertindak sebagai Satuan Administrasi Pangkal adalah Kwartir Nasional.

Registrasi Ulang
Setiap tahun Gudep Gerakan Pramuka harus melaksanakan registrasi ulang dan sekaligus melaporkan status jumlah anggotanya pada tanggal 1 Oktober tahun itu.
Pengiriman Pendaftaran Gudep ke Kwarcab dengan cara Gudep mengisi data Gudep status 1 Oktober tahun berjalan, rangkap 4: Lembar pertama, kedua dan ketiga dikirim ke Kwartir Cabang sebelum tanggal 15 Oktober. Lembar keempat ditahan di Gudep sebagai arsip. ( Kwarcab mengirim Form 1 dan 2 ke Kwarnas dan Kwarda )

Piagam untuk Gudep yang sudah ada
Berdasarkan laporan dan rekomendasi Kwarcab mengenai Gudep yang telah diregistrasi, Kwarnas akan menerbitkan Piagam Pengesahan bagi Gudep tersebut. Piagam ini disampaikan kepada Gudep melalui Kwarcab. Untuk Gudep yang lama (bukan Gudep yang baru dibentuk), Piagam disampaikan langsung melalui Kwarcab dan tidak perlu ada pengukuhan atau pelantikan Gudep.
Piagam Keabsahan Gudep Gerakan Pramuka berlaku untuk 3 (tiga) tahun. Selama Gudep masih teregistrasi setiap tahunnya, Piagam akan diperbaharui secara otomatis oleh Kwarnas.

Sanksi
Apabila Gudep tidak melaksanakan registrasi ulang, kepadanya diberikan peringatan pertama, kedua dan ketiga, dan pada bulan keempat Gudep itu dibekukan untuk sementara, apabila tidak ada registrasi ulang dari Gudep tersebut.
Gudep yang tidak melakukan registrasi ulang, dianggap tidak aktif lagi dan berhenti sebagai Gudep Gerakan Pramuka dan kehilangan semua haknya. Pemberhentian Gudep ini diratifikasi oleh Musyawarah Cabang (Muscab) dan dilaporkan Ka Kwarcab kepada Kwarnas dan Kwarda.

Sumber : PP Kwarnas tentang Regristasi Gudep